东莞市府办业务管理系统成功案例介绍

一、背景

目前东莞市人民政府办公室(以下简称：市府办)在日常办公、公文处理方面已基本实现计算机处理，但仍有部分纸质文件办理，由于东莞市政府行政机构有别于其它地级市，府办对上服务于市领导，对内要及时完成领导交派任务、办文、办会、调研等工作，对外还要办理来至32镇(街)和市直属机关单位来文、发送督办通知、征求意见、交派任务、分发文件等，单收文一项办文量每年平均多达八千多份，且逐年增长；每月需定时手动统计及核对市府办与镇(街)、直属单位之间的发文量、收文量、征求意见等。在半电子化办文、办事、办会的情况，因工作量大、办理效率低、办文办会无法实时监控与统计、信息管理分散、业务缺乏整合与协作等、信息交流成本高且工作量大，这些问题困扰着市府办。如何将分散信息有效整合，并构建在一个集中且分类展示的信息门户；如何将办文过程中收文管理、征求意见、上会讨论、发文管理、办文统计、领导公务活动安排等办文、办会应用协同关联且整合起来；如何构建一个直观、便捷、科学、及时的办文、办会统计与监控功能，方便领导及时查看府办工作情况与进度，为其提供科学决策依据；如何建立一个跨组只、跨单位、跨区域之间便捷、安全、快速、可靠的实时的公文交换平台，实现市政府与镇(街)、直属单位之间公文无缝对接与交换，解决传统公文传递问题；如何建立实时、可靠、便捷的信息交流与发送功能，方便跨部门、跨组织、跨区域之间信息交流、发送与协作等等应用，这些问题都是市府办迫切解决的问题。为此2009年市府办领导充分认识必须借助信息技术，结合实际业务和规范业务制度，定制开发适应单位使用的业务管理系统，对上服务领导、对内实现办文、办会、办事，对外服务于镇(街)、市直属单位的应用，实现电子化、网络化、协同化、知识化等应用，提高市府的办公效率、办文质量、智慧决策等。

二、解决方案

根据市府办业务需求，并分析东莞市统一行政办公平台和电子政务平台特点、优点，以天工远科自主研发的协同办公系统作为市府办业务管理系统基础平台，保障系统的灵活性、可扩展性、可靠性；系统采用IBM Lotus Domino平台作为系统开发与运行平台，保障系统开放、可移植、安全、可靠及灵活；基于B/S架构设计，无须安装客户端，实现远程办公；采用SOA架构设计，实现跨平台、跨应用、跨系统之间的数据交换与整合；建立统一的信息及事务集中化展示与管理，实现统一的信息门户管理，解决信息管理分散问题；建立电子化、协同化的公文管理、督办管理、业务审批，实现业务的关联与协作；建立直观、便捷、快速、可视化办文办会报表统计与监控平台，帮助领导提供科学决策信息；建立短信发送、即时通信、电子邮件等应用，解决跨组织、跨部门的消息实时交流与发布、催办、通知功能；建立上会管理、会议通知、领导公务活动安排，实现会务信息化、可视化管理及通知；建立统一的公文交换平台，实现市政府与32镇(街)、直属单位之间公文分发、公文签收、公文报送、征求意见反馈、督办反馈、办文查询等应用；建立资料库知识化管理系统，实现资料、文档的统一管理与共享。

(系统模块功能架构)

(政务信息门户平台)

(领导决策监控平台)

(工作平台)

(公文交换平台)